Störf án stað­setningar - of hátt flækjustig eða rök­rétt fram­þróun?

Covid heimsfaraldurinn sýndi að hægt er að vinna mun fleiri verkefni óháð staðsetningu, að hluta eða öllu leyti. Stjórnvöld hafa í auknum mæli lagt áherslu á að jafna atvinnutækifæri óháð búsetu og í stefnumótandi byggðaáætlun fyrir 2022-2036 segir að störf hjá ríkinu skuli ekki vera staðbundin nema eðli starfsins krefjist þess sérstaklega. Er þetta fyrst og fremst gert fyrir landsbyggðina eða hagnast allir þegar hæfasta fólkið er ráðið hverju sinni?

Hverju þarf að huga að?

Til að dreifð teymi virki, starfsfólki líði vel, vinnubrögð verði árangursrík og inngilding eigi sér stað þurfa ákveðnir grunnþættir að vera til staðar. Það þarf að innleiða menningu og vinnubrögð sem tryggja þátttöku og upplýsingaflæði til alls starfsfólks óháð staðsetningu sem og að huga vel að félagslega þættinum sem er oft vanmetinn. Tæknin er sannarlega til staðar t.d. innri vefir, fjarfundabúnaður, samskiptamiðlar og deiliskjöl. Lykilatriði er að tæknin virki, myndavélar séu góðar og hljóðgæði framúrskarandi. Stefnur vinnustaða þarf að aðlaga að þessum breytingum, svo sem framtíðarsýn og samskiptastefnu og skýrar leiðbeiningar þarf um hvernig starfsmenn vinna best saman sem heild.

Góðu fréttirnar fyrir stjórnendur eru að þetta er að miklu leyti í þeirra höndum. Þeirra vinnulag, áherslur og gildi hafa mikil áhrif hér eins og í mörgu öðru. Út frá reynslu okkar sem stjórnendur mælum við eindregið með check in fundum a.m.k. 2-3 sinnum í viku og auknum aga á fjarfundum. Fundir fari fram einungis á meðan allir eru viðstaddir, fyrir og eftir fundir þeirra sem eru á sama stað heyri sögunni til. Stjórnandi sé meðvitaður um hvert hann beinir athygli sinni, hvert hann beinir verkefnum og venji sig á að eiga í jafn miklum samskiptum við starfsfólk óháð staðsetningu.

Hugarlás stjórnenda

Niðurstöður úr vefkönnun voru birtar í ágúst 2021 þar sem kom fram viðhorf forstöðumanna ríkisstofnana á höfuðborgarsvæðinu til fjölgunar starfa án staðsetningar (könnun RHA er nýlegri og víðtækari en svörin voru svipuð). Þar töldu 71% þeirra forstöðumanna sem tóku þátt í vefkönnuninni frekar eða mjög ólíklegt að 10% auglýstra starfa hjá þeirra stofnun yrðu án staðsetningar fyrir árslok 2024. Um 27% töldu mjög eða frekar líklegt að ráða í starf án staðsetningar á næstu 24 mánuðum en 63% töldu það mjög eða frekar ólíklegt. Hræðsla og þekkingarleysi geta ýtt undir að flækjustigið sé ofmetið, sér í lagi hjá stofnunum þar sem enginn er fyrir í starfi án staðsetningar. Stjórnendastöður og lykilstöður virðast sérstaklega vera undanskildar þegar kemur að auglýsingum um óstaðbundin störf sem gefur til kynna að viðhorfið gagnvart þeim stöðum þurfi að breytast, því í þeim felast fyrirmyndir.

Aðhaldskrafa hefur verið viðvarandi og kostnaður fylgir því að halda úti húsnæði, ferja fólk á starfsdaga og þess háttar. Búi stjórnandi ekki til fjárhagslegt rými til að tryggja að starfsfólk í óstaðbundnum störfum geti komið í höfuðstöðvar og verið þátttakendur í mikilvægum staðbundum atburðum verða störf án staðsetningar aldrei farsæl, sanngjörn né á jafnréttisgrundvelli.

Er 3% allt sem við treystum okkur í?

Auglýstar stöður hjá hinu opinbera eru langflestar staðbundnar og alls ekki alltaf augljóst hvers vegna staðan er bundin við staðsetningu í auglýsingu. Frá 1. janúar 2022 til 1. september 2025 hafa 11.761 starfsauglýsingar verið birtar á Starfatorgi fyrir 22.740 störf. Á sama tímabili voru 709 af störfunum auglýst sem óstaðbundin störf á Starfatorgi, eða 3,1% af auglýstum störfum (22.740). Einnig voru nokkur störf flokkuð sem óstaðbundin innan landsfjórðungs og eru þau undanskilin í þessari tölu en slíkt er þó afar mikilvægt skref og getur verið eðlilegt ef starfsemin er þegar með mikla landfræðilega dreifingu.

Hvað þarf að breytast?

Ljóst er að skýrar reglur eða hvatar þurfa að vera til staðar um ráðningar hjá hinu opinbera í störf án staðsetningar og stuðningur meiri við að koma þessu kerfi almennilega á ef standa á við setta stefnu. Líklegast er að áfram verði brestur á að auglýst séu störf án staðsetningar á meðan einungis stefna er til staðar sem leiðarljós og engin eftirfylgni fer fram. Hugsanlega mætti útfæra kröfur um rökstuðning í þeim tilfellum sem störf eru auglýst á fasta starfsstöð eða skilgreina hvaða störf hjá ríkinu eru undanþegin t.d. störf við aðhlynningu, ákveðin þjónustustörf, ræstingu og önnur vettvangsstörf. Sé hins vegar ekki augljóst að starfið þurfi að vera staðbundið þá væri möguleiki á að sækja um undanþágu. Einnig er hægt að hugsa sér ef stofnun er þegar með dreifða starfsemi að það dugi að auglýsa þær starfsstöðvar sem fyrir eru sem mögulegar staðsetningar. Fyrst og fremst þurfa þó stjórnendur hjá hinu opinbera að taka skrefið, læra af þeim sem þegar hafa lagt upp í þessa vegferð, hefja endurskipulagningu með þessar breytingar í huga og hugsa vinnustaðinn upp á nýtt til framtíðar með öllu því jákvæða og jú því flókna sem fylgir.

Hvað færir aukin breidd okkur?

Fleiri störf án staðsetningar snúast ekki aðeins um byggðastefnu heldur jafnrétti, meira og oft betra úrval umsækjenda, fjölbreytt mannlíf og meiri sveigjanleika fyrir starfsfólk. Reynsla höfunda er sú að með landfræðilegri breidd teyma kemur önnur sýn inn sem er dýrmæt og hætta á að hefði ekki skilað sér hefðu allir verið frá sama stað. Flestar stofnanir eru að þjónusta alla landsmenn og skýr ávinningur er af því að sjónarhorn landsbyggðarinnar og höfuðborgarsvæðisins skili sér í þeim verkefnum sem fengist er við hjá hinu opinbera. Nútíma vinnustaðir sem hafa tileinkað sér fjarvinnu og störf án staðsetningar eru meira aðlaðandi í huga flestra, draga úr ferðatíma og orkunotkun og stuðla að betra jafnvægi milli vinnu og einkalífs.

Losum um hugarlásinn

Stjórnvöld þurfa að finna leiðir til að stofnanir taki byggðastefnuna til sín og innleiði hana í framkvæmd. Það getur orðið of seint fyrir einhvern byggðarlög áður en langt um líður. Spurningin er því ekki hvort við getum unnið störf án staðsetningar, heldur hvort við leggjum í það og þorum að sleppa takinu á kaffivélasamræðunum og finna aðrar leiðir til tengsla og samskipta. Þannig stíga stjórnendur inn í framtíðina sem er full af tækifærum, fyrir landið allt.

Höfundar hafa langa reynslu af stjórnun hjá hinu opinbera.