Um­bætur í inn­kaupum hins opin­bera á upp­lýsingatækni

Innkaup ríkisins á upplýsingatækni hafa mikil áhrif á hvernig opinber þjónusta þróast og ekki síður hvernig nýsköpun vex. Ef ríkið skapar umgjörð fyrir markað sem byggir á jafnræði, meðalhófi og gagnsæi þar sem samkeppni ríkir skilar það sér margfalt til baka til almennings í formi skilvirkari og notendavænni opinberrar þjónustu.

Innkaup á upplýsingatækni hafa undanfarin ár of oft einkennst af skorti á stefnu, ósamræmi í framkvæmd og skammtímaútfærslum. Nýlega gerði Ríkisendurskoðun stjórnsýsluúttekt á innkaupum ríkisaðila á upplýsingatækni. Samtök iðnaðarins fagna framtakinu en úttektin dregur fram mikilvægar áskoranir í opinberum innkaupum á þessu sviði. Helstu niðurstöður skýrslunnar benda til þess að skortur sé á samræmdri stefnu og yfirsýn yfir upplýsingatæknimál ríkisins, fjárfestingar í upplýsingatækni séu oft dreifðar og án nægilegs samráðs milli stofnana og þá séu tækifæri til hagræðingar og samnýtingar ekki fullnýtt. Niðurstöður Ríkisendurskoðunar ríma við upplifun félagsmanna Samtaka iðnaðarins á framkvæmd á innkaupum í upplýsingatækni hjá hinu opinbera. Um þessar mundir liggur frumvarp fyrir Alþingi um skipan upplýsingatækni í rekstri ríkisins þar sem markmiðið er að tryggja samræmda, hagkvæma, örugga og vandaða skipan upplýsingatækni ríkisins ásamt því að auka skilvirkni og gagnsæi opinberrar þjónustu. Frumvarpið er afar jákvætt skref í aukinni samræmingu í málaflokknum en gefur jafnframt tilefni til að rýna í helstu áskoranir við innkaup ríkisaðila á upplýsingatækni undanfarin ár.

Framtíðarsýn í stað tilfallandi innkaupa

Mikilvægt er að ábyrgð ríkisins sem stefnumótandi aðila í innkaupum á upplýsingatækni sé skýr til að koma í veg fyrir dreifstýringu og ósamræmi í framkvæmd milli stofnana. Horfa þarf á hugbúnaðarlausnir sem langtímafjárfestingu en ekki tilfallandi innkaup hverju sinni. Innleiðing hugbúnaðarlausna er stór ákvörðun og þurfa ríkisaðilar að þarfagreina og gera áætlanir til lengri tíma til að skapa fyrirsjáanleika bæði í eigin rekstri sem og í rekstri þeirra sem þróa lausnir.

Eftirfylgni við útboðsskyldu

Ekkert stjórnvald fer með eftirlit með framfylgd laga um opinber innkaup og er því markaðnum falið eftirlit í formi kæra til kærunefndar útboðsmála. Misbrestir hafa verið hjá ríkisaðilum gagnvart útboðsskyldu við innkaup í upplýsingatækni en gera verður ráð fyrir því að slíkt skrifist á fjarveru heildstæðrar innkaupastefnu ásamt þekkingarleysi á regluverkinu. Fyrirtæki verða að geta borið traust til ríkisaðila og að útboðsskyldu sé framfylgt þegar innkaup á nýjum lausnum eða viðhald fer fram. Hér spilar fræðsla til ríkisaðila sem og viðhorf þeirra lykilhlutverk.

Mikilvægi markaðskannana

Góð og hagkvæm innkaup byggja á yfirsýn og þekkingu um hvað markaðurinn býður upp á hverju sinni. Innkaup ríkisins eru þar engin undantekning en gera má betur í þeim efnum með þarfagreiningu til að sporna gegn því að þurfa að auglýsa útboð með skömmum fyrirvara af illri nauðsyn. Við undirbúning útboða gefst innkaupaaðilum kostur á að auglýsa markaðskönnun og fá þannig endurgjöf frá fyrirtækjum um tillögur að nýjum útfærslum og lausnum. Hér liggja tækifæri hjá ríkisaðilum til þess að nýta enn betur þessi verkfæri. Þannig má tryggja fullnægjandi undirbúning sem leiðir til vandaðra útboðsskilmála sem taka jafnframt mið af nútímalausnum. Þá auka markaðskannanir jafnframt gagnsæi fyrirtækja um þarfir opinberra aðila og styðja við nýsköpun og þróun lausna. Mörg útboð ríkisaðila skortir skýrar og raunhæfar kröfur um öryggi, tengingar við önnur kerfi, gagnagæði og gagnaflutning. Kröfulýsingar eru oft ófullnægjandi og byggðar á ómarkvissum undirbúningi. Bættur undirbúningur og aukin notkun markaðskannana getur stuðlað að því að ríkið viti betur hvað markaðurinn hefur upp á að bjóða áður en farið er af stað með dýrar og óljósar kröfur.

Umgjörð þarf að stuðla að nýsköpun

Með innleiðingu Stafræns Íslands hafa jákvæðar breytingar átt sér stað er varða stafvæðingu í þjónustu hins opinbera. Í því samhengi er mikilvægt að ríkisaðilar hafi í huga að miðlæg eining, svo sem Stafrænt Ísland, þarf að vera skilgreind sem stoð og samhæfingaraðili en ekki framkvæmdaraðili. Ríkisaðilar bjóða of oft út þróun á sérsniðnum lausnum þar sem megináherslan er á að ráða forritara fremur en að kaupa lausn sem uppfyllir einhverja tiltekna þörf. Hættan er sú að slík framkvæmd, þ.e. að kaupa tímavinnu í stað hugvits, leiði til þess að ríkið ber í auknum mæli ábyrgð á þróun, viðhaldi og áframhaldandi uppfærslum lausna sem betur færi á að útvista til fyrirtækja á markaði.

Mikil og hröð þróun hefur átt sér stað undanfarin ár í upplýsingatækni og bjóða íslensk fyrirtæki upp á sérfræðiþekkingu og lausnir sem eru framúrskarandi á alþjóðavísu. Mikilvægt er að ríkið skapi starfsumhverfi þar sem nýsköpun fær að vaxa og dafna. Traust samvinna milli ríkisaðila og einkageirans er lykill að því að opinber þjónusta þróist með þarfir samfélagsins að leiðarljósi.

Höfundur er yfirlögfræðingur Samtaka iðnaðarins.