Um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu ríkisins Lovísa Arnardóttir skrifar 10. desember 2024 10:51 Myndin er tekin á Þjóðskjalasafninu sem er einn þeirra fjórtán aðila sem er með fyrirmyndar skjalavörslu. Þjóðskjalasafnið Í dag eru um 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins, þau voru 106.000 árið 2021. Umfangið hefur minnkað um 42 prósent. Helstu niðurstöður nýrrar eftirlitskönnunarinnar Þjóðskjalasafnsins eru að skjalavarsla og skjalastjórn ríkisins fari áfram batnandi. Í fyrsta skipti mælist fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem væri skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma. Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið „Fyrst hélt ég að þetta væri eitthvað grín“ Innlent Varðstjóri leystur undan vinnuskyldu vegna gruns um njósnir Innlent Þrír látnir eftir skotárás í Uppsölum Erlent „Viltu ekki tala við mig eins og ég sé gamalmenni“ Innlent „Í guðanna bænum höldum vöku okkar við aksturinn" Innlent „Við þrífumst ekki til lengdar ein“ Innlent Njósnaaðgerðir sagðar tengjast deilum tveggja af auðugustu mönnum landsins Innlent Furðar sig á umdeildri Exit-auglýsingu og hækkar veiðigjöldin Innlent Ný stjórn Ríkisútvarpsins kjörin Innlent Selfyssingar buðu lægst í brúasmíði á Vestfjörðum Innlent Fleiri fréttir „Miklu svakalegra en ég gerði mér grein fyrir“ Njósnaaðgerðir sagðar tengjast deilum tveggja af auðugustu mönnum landsins Boðar brottfararstöð fyrir hælisleitendur Óttaðist hið versta þegar allar tengingar rofnuðu Furðar sig á umdeildri Exit-auglýsingu og hækkar veiðigjöldin Selfyssingar buðu lægst í brúasmíði á Vestfjörðum Hræðilegt að missa samskipti við umheiminn og veiðigjöldin Varðstjóri leystur undan vinnuskyldu vegna gruns um njósnir Vesturbæingar búa sig undir fjögurra vikna sundlaugarlokun Mikill reykur vegna elds í bílatætara Vill taka upp stöðvarskyldu tveimur árum eftir að hún var afnumin Ný stjórn Ríkisútvarpsins kjörin Létt í lund þrátt fyrir margra klukkustunda bið eftir Lissabon „Í guðanna bænum höldum vöku okkar við aksturinn" „Viltu ekki tala við mig eins og ég sé gamalmenni“ Ráðherra skoðar frekari girðingar á strandveiðar Rafmagnið komið í lag og verðbólgan eykst á ný „Fyrst hélt ég að þetta væri eitthvað grín“ Fá ekki áheyrn vegna stympinga kennara og nemanda Hraðbankinn enn ekki látinn í friði Foreldrar eigi að byrja á því að setja sjálfum sér skjátíma „Við þrífumst ekki til lengdar ein“ Reyndu að brjótast inn í hraðbanka Mikilvægt að vera betri í bakgarðinum en óvelkomnir gestir „Við erum mjög háð rafmagninu“ Gyltur gjóta þrettán til sextán grísum í hverju goti Öryggi ógnað og refsingar fyrnist Starfsfólk Isavia of smeykt til að taka á kaffistofumálinu Fólk eigi ekki að breyta sínu daglega lífi vegna frásagna af hópnauðgun Sambandsleysi í suðri og óviðunandi ástand í fangelsum Sjá meira
Frá þessu er greint í tilkynningu frá Þjóðskjalasafninu. Í tilkynningu segir að skilningur afhendingarskyldra aðila um lagalegu kröfur sem gerðar eru til skjalavörslu og skjalastjórnar hins opinbera hafi aukist mikið á undanförnum árum. Það hafi skilað sér í betri stöðu í skjalahaldi. Um 80 prósent stofnana, embætta og fyrirtækja ríkisins mælist á efstu stigum þroskamódels skjalavörslu og skjalastjórnar. Það er mælitæki um hvernig aðilar uppfylla lög, reglur og kröfur um skjalavörslu og skjalastjórn. Í fyrsta skipti mælast fjórtán afhendingarskyldir aðilar á þroskastigi 4 sem er skilgreint sem fyrirmyndar skjalavarsla og skjalastjórn. Gögnin og pappírarnir eru vel geymdir á Þjóðskjalasafninu. Þjóðskjalasafnið Ráðuneyti, stofnanir og framhaldsskólar Þessir aðilar eru Borgarholtsskóli, Fjársýslan, Fjölbrautaskólinn í Garðabæ, Fjölbrautaskólinn við Ármúla, Heilbrigðisráðuneytið, Heilbrigðisstofnun Norðurlands, Landsbókasafn Íslands – Háskólabókasafn, Landsnet hf., Matvælaráðuneytið, Sýslumaðurinn á höfuðborgarsvæðinu, Sýslumaðurinn á Norðurlandi vestra, Vinnueftirlit ríkisins, Þjóðminjasafn Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands Þá kemur fram að aðrar niðurstöður könnunarinnar séu að stofnanir, embætti og fyrirtæki ríkisins noti um 1.900 rafræn gagnasöfn í sínum störfum. Notkun rafrænna gagnasafna hefur aukist í takt við aukna áherslu um stafræna þjónustu hins opinbera. Samhliða aukinni notkun þeirra hefur skjalamyndun og varðveisla á pappírsskjölum minnkað. 61 þúsund hillumetrar af pappírsskjölum Í dag eru um 61.100 hillumetrar af pappírsskjölum í vörslu afhendingarskyldra aðila ríkisins en þau voru 106.000 árið 2021. Samkvæmt því hefur umfangið minnkað um 42 prósent. Í tilkynningu segir að helstu ástæður þess sé aukin notkun rafrænna gagnasafna, rafrænnar vörslu, grisjun pappírsskjala samkvæmt reglum og aukin viðtaka pappírsskjala á Þjóðskjalasafn til langtímavarðveislu. Gott aðgengi er líka að gögnunum. Þjóðskjalasafnið Þó er reiknað með því að á næstu 30 árum muni Þjóðskjalasafn taka við þeim pappír sem þegar hefur orðið til hjá ríkinu og við það mun pappírssafnkostur safnsins stækka um 85 til 100 prósent á sama tíma.
Menning Söfn Tengdar fréttir Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18 Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51 „Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32 Mest lesið „Fyrst hélt ég að þetta væri eitthvað grín“ Innlent Varðstjóri leystur undan vinnuskyldu vegna gruns um njósnir Innlent Þrír látnir eftir skotárás í Uppsölum Erlent „Viltu ekki tala við mig eins og ég sé gamalmenni“ Innlent „Í guðanna bænum höldum vöku okkar við aksturinn" Innlent „Við þrífumst ekki til lengdar ein“ Innlent Njósnaaðgerðir sagðar tengjast deilum tveggja af auðugustu mönnum landsins Innlent Furðar sig á umdeildri Exit-auglýsingu og hækkar veiðigjöldin Innlent Ný stjórn Ríkisútvarpsins kjörin Innlent Selfyssingar buðu lægst í brúasmíði á Vestfjörðum Innlent Fleiri fréttir „Miklu svakalegra en ég gerði mér grein fyrir“ Njósnaaðgerðir sagðar tengjast deilum tveggja af auðugustu mönnum landsins Boðar brottfararstöð fyrir hælisleitendur Óttaðist hið versta þegar allar tengingar rofnuðu Furðar sig á umdeildri Exit-auglýsingu og hækkar veiðigjöldin Selfyssingar buðu lægst í brúasmíði á Vestfjörðum Hræðilegt að missa samskipti við umheiminn og veiðigjöldin Varðstjóri leystur undan vinnuskyldu vegna gruns um njósnir Vesturbæingar búa sig undir fjögurra vikna sundlaugarlokun Mikill reykur vegna elds í bílatætara Vill taka upp stöðvarskyldu tveimur árum eftir að hún var afnumin Ný stjórn Ríkisútvarpsins kjörin Létt í lund þrátt fyrir margra klukkustunda bið eftir Lissabon „Í guðanna bænum höldum vöku okkar við aksturinn" „Viltu ekki tala við mig eins og ég sé gamalmenni“ Ráðherra skoðar frekari girðingar á strandveiðar Rafmagnið komið í lag og verðbólgan eykst á ný „Fyrst hélt ég að þetta væri eitthvað grín“ Fá ekki áheyrn vegna stympinga kennara og nemanda Hraðbankinn enn ekki látinn í friði Foreldrar eigi að byrja á því að setja sjálfum sér skjátíma „Við þrífumst ekki til lengdar ein“ Reyndu að brjótast inn í hraðbanka Mikilvægt að vera betri í bakgarðinum en óvelkomnir gestir „Við erum mjög háð rafmagninu“ Gyltur gjóta þrettán til sextán grísum í hverju goti Öryggi ógnað og refsingar fyrnist Starfsfólk Isavia of smeykt til að taka á kaffistofumálinu Fólk eigi ekki að breyta sínu daglega lífi vegna frásagna af hópnauðgun Sambandsleysi í suðri og óviðunandi ástand í fangelsum Sjá meira
Má ekki eyða myndböndum sem mátti ekki taka Fiskistofa braut persónuverndarlög með því að taka upp myndbönd af tveimur veiðiferðum fiskiskips með dróna. Reglur um opinber skjalasöfn koma þó í veg fyrir að Fiskistofa megi eyða myndböndunum. 27. september 2024 11:18
Þurfa að skila útprentuðum eyðublöðum því ekki tókst að uppfæra Völu Sú breyting var gerð hjá Reykjavíkurborg í haust að ætli foreldrar að hafa börn sín í leikskóla í haust- og vetrarfríi grunnskóla og jólafríi þurfa foreldrar að skrá börnin sérstaklega í vistun. Foreldrum var tilkynnt um þessa breytingu um miðjan september. 25. september 2024 06:51
„Þetta gæti hlaupið á tugum hillumetra af skjölum“ Starfsfólk Þjóðskjalasafns og Grindavíkurbæjar ætlar að reyna að bjarga sem mestu af skjölum bæjarins í dag. Í forgangi eru skjöl er varða lóðir, barnavernd og fatlaða einstaklinga. Um mjög mikið magn er að ræða að mati skjalavarðar Þjóðskjalasafns. 15. nóvember 2023 11:32