Inn­leiðing fjár­hags­kerfa skilar í 70% til­fella ekki til­ætluðum árangri

Fjárhagskerfi eru hjartað í rekstri fyrirtækja og gegna lykilhlutverki í að halda utan um fjármál, sölu og innkaup ásamt því að veita stjórnendum mikilvæga innsýn í reksturinn. Kannanir sýna að í 70% tilfella ná innleiðingar nýrra fjárhagskerfa ekki tilætluðum árangri og allt of oft fer kostnaður og tímarammi fram úr áætlun.

Eðlilega gera slíkar niðurstöður stjórnendur tortryggna gagnvart því að ráðast í það umfangsmikla verkefni að innleiða nýtt fjárhagskerfi. En til þess að geta fylgt hröðum tæknibreytingum og leyft rekstrinum að njóta góðs af, eru útskiptin oft ekki bara þarfaþing heldur lífsnauðsynleg framtíðarmöguleikum fyrirtækja til vaxtar. Þegar vel er staðið að innleiðingu getur hún nefnilega skilað fyrirtækjum miklum ávinningi og aukinni skilvirkni til langs tíma litið.

Úrelt fjárhagskerfi er áhættuþáttur

Nú eru tæknibreytingar hraðari en nokkru sinni fyrr og fyrirtæki sitja uppi með fjárhagskerfi sem hafa ekki verið uppfærð í áratug eða jafnvel meira. Oft gera stjórnendur sér ekki grein fyrir því að kerfi af þessum toga hamla rekstrarlegum vexti. Gamlar sérsmíðaðar lausnir eru viðhaldsfrekar, handvirkir ferlar auka líkur á villum og skortur á samþættingum við önnur kerfi dregur úr skilvirkni. Þetta leiðir til þess að mikilvægar rekstrarupplýsingar liggja jafnvel ekki fyrir í rauntíma og ákvarðanataka verður ekki eins markviss.

Fjármálastjórakönnun Deloitte frá 2024 sem lögð var fyrir 1300 fjármálastjóra á Íslandi og í Evrópu sýndi að 66% aðspurðra ætluðu að leggja áherslu á að lækka rekstrarkostnað á næstu 12 mánuðum og helmingur ætlaði að einblína á stafrænar lausnir. Þetta undirstrikar þörf á nútímalegum og sveigjanlegum lausnum sem lækka ekki aðeins kostnað heldur bæta einnig yfirsýn og skilvirkni.

Góður undirbúningur er gulls ígíldi

Innleiðing nýs fjárhagskerfis er ekki aðeins tæknileg uppfærsla heldur stefnumótandi ákvörðun sem getur haft veruleg áhrif á rekstur og framtíð fyrirtækisins.

En hvernig er best að tryggja farsæla innleiðingu? Formúlan er kannski ekki einföld en stutta svarið er nákvæmur undirbúningur, skýr markmið og stefna. Til að lágmarka áhættu þarf að gera almennilega þarfagreiningu áður en farið er af stað í innleiðingu. Stjórnendur geta þá skilgreint vel hvað þau vilja fá út úr uppfærslunni, og einnig gefst þá tækifæri til að draga mikilvægar kröfur notenda og tæknideildar til nýs kerfis fram í dagsljósið.

Þegar þetta er gert er hægt að koma í veg fyrir aukakostnað tengdum seinkunum tengdum þriðja aðila, ranglega uppsettum kerfum, gölluðum gögnum, lélegum skýrslum og svona mætti lengi telja. Í upphafi skyldi endinn skoða.

Pössum upp á lykilstarfsmenn

Eins og áður sagði er uppfærsla á fjárhagskerfi ekki eingöngu tæknilegt verkefni – þvert á móti. Lykilstarfsmenn leika mjög mikilvægt hlutverk í innleiðingaferlinu því þau þurfa að skilgreina þarfir sínar, hreinsa gögn, framkvæma prófanir og hjálpa öðrum minna reyndum notendum þegar kerfið er farið í loftið.

Það er því mikilvægt fyrir stjórnendur að gera það sem í þeirra valdi stendur til að létta undir með þessum starfsmönnum, til dæmis með því að ráða til sín tímabundna aðstoð í bókhaldi eða verkefnastjóra sem drífur innleiðinguna áfram. Innleiðing fjárhagskerfis er stórt verkefni, og ekki alltaf hægt að ætlast til að lykilstarfsmenn geti tekið slík verkefni að sér ofan á sín daglegu störf.

Augljós ávinningur

Þegar fjárhagskerfi er innleitt á skipulagðan hátt með skýrum markmiðum, réttum undirbúningi og ríkulegri aðkomu lykilstarfsmanna hefur það verulega jákvæð áhrif á rekstur fyrirtækisins. Skilvirkni eykst, handvirkum ferlum fækkar og gæði gagna batna, sem skilar sér í betri ákvarðanatöku og rekstrarlegum stöðugleika. Með réttri beitingu tækni og sjálfvirknivæðingu getur starfsfólk nýtt tíma sinn betur og beint sjónum sínum að stefnumótandi verkefnum frekar en tímafrekri gagnavinnslu.

Það er því ljóst að vel skipulögð innleiðing nýs fjárhagskerfis er fjárfesting sem borgar sig. Fyrirtæki sem nálgast þetta verkefni af fagmennsku og stefnumótandi sýn skapa sér betri rekstrarskilyrði og styrkari grunn fyrir framtíðarvöxt.

Höfundur er verkefnastjóri í Tækniráðgjöf Deloitte.